Lleoliad:
Conference Room 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 12 Rhagfyr 2016
Amser: 13. - 15.30
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau’r Bwrdd Rheoli: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Nia Morgan, Cyfarwyddwr Cyllid Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Mark Neilson, Pennaeth TGCh a Dalledu Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Matthew Richards, Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Dros Dro Gwasanaethau’r Comisiwn Sulafa Thomas, Pennaeth y Gwasanaeth Cymorth i'r Comisiwn ac i'r Aelodau Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Lowri Williams, Head of Human Resources |
|
Staff y Bwrdd Rheoli: |
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth) |
|
Eraill yn bresennol |
Cafwyd ymddiheuriadau gan Chris Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth
Byddai Gareth Watts yn drafftio nodyn am drafodaeth y Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion staff.
Cytunwyd fod cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 14 Tachwedd yn gywir.
Trafododd y Bwrdd Rheoli risgiau cyfredol a newydd ar lefel gorfforaethol a chytunwyd ar argymhellion i ailddosbarthu'r risg o ran gallu dwyieithog fel y câi ei reoli ar lefel gwasanaeth ynghyd â'r risg lefel gwasanaeth presennol sy'n ymwneud â chydymffurfio â'r Cynllun Ieithoedd Swyddogol. Cytunwyd hefyd i newid statws dau risg corfforaethol i risgiau statig, ar gyfer capasiti a diogelwch yr ystâd. Gwnaed y newidiadau yn sgil y rheolaethau yn bod yn rhai cadarn, effeithiol ac yn cael eu hadolygu'n rheolaidd. Cytunwyd y byddai'r risgiau newydd yn cael eu creu i fonitro dau faes penodedig arall o ddiogelwch.
Nododd y Bwrdd nifer o risgiau newydd sy'n ymwneud â phwysau yn deillio o ddiwygiadau cyfansoddiadol yn y dyfodol, gan gynnwys: yr ymgynghoriad cyfredol ar ailenwi'r Cynulliad, gan nodi bod dros 900 o ymatebion wedi dod i law hyd yma; datblygu Senedd Ieuenctid; prosiectau o ran adeiladau sydd wedi'u cynllunio ar gyfer y dyfodol; a'r pwysau ariannol ar gyllidebau wrth gyflwyno prosiectau a strategaethau mewn modd amserol.
CAMAU GWEITHREDU: Dave Tosh a Nia Morgan i gytuno ar ffurf y geiriau ar gyfer risg sy'n ymwneud â chyfyngiadau ariannol.
Non Gwilym, Anna Daniel a Lowri Williams i baratoi cynllun ar gyfer pryd y gallai risgiau ddod i'r amlwg mewn perthynas â chapasiti'r ystâd ac anghenion o ran adeiladau yn y dyfodol, a chysylltu mewn perthynas â chyfathrebu.
Cytunwyd y gallai'r risg sy'n ymwneud â phenderfyniadau'r Bwrdd Taliadau gael ei dynnu oddi ar y gofrestr ac y byddai'r Bwrdd Rheoli yn ailedrych ar y risgiau o ran darparu canllawiau ar ddiogelu plant a phobl ifanc yn yr adolygiad nesaf o risgiau corfforaethol.
Croesawodd y Bwrdd Sarah Dafydd, y Rheolwr Newid a Gwella Busnes yn y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi, i drafod y Cynllun Ieithoedd Swyddogol newydd cyn ei gyflwyno i'r Comisiwn ar 23 Ionawr. Roedd y sefydliad wedi gwneud yn dda ers cyflwyno'r ddeddfwriaeth ac roedd y Cynllun newydd yn adeiladu ar y llwyddiannau hynny ac yn pennu llwybr i fod yn wirioneddol ddwyieithog erbyn 2021.
Cynhaliwyd ymgynghoriad, yn ôl y gofyniad yn y Ddeddf, gyda'r Aelodau, staff, Rhwydweithiau ac Ochr yr Undebau Llafur, a'r cyhoedd drwy'r wefan a chyda phartïon â diddordeb, ac roedd barn yr ymgyngoreion wedi helpu i lunio'r Cynllun drafft newydd. Yn gyffredinol, roedd y sylwadau yn gefnogol, gan gydnabod y cynnydd a wnaed hyd yma, er bod adborth gan y Gymdeithas wedi nodi nad oedd y Cynllun yn mynd yn ddigon pell. Y prif bryder a fynegwyd gan rai aelodau o staff oedd cyflwyno sgiliau iaith ar gyfer pob swydd newydd, gyda gofyniad yn ymwneud ag o leiaf cwrteisi ieithyddol sylfaenol. Ochr yn ochr â'r Cynllun, cafodd Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ei baratoi i sicrhau nad oedd y cynnig yn peryglu ceisiadau swyddi gan bobl o gefndiroedd amrywiol. Gan ystyried yr adborth, roedd y Cynllun drafft yn cynrychioli cam i fyny o ran darparu gwasanaethau ac ymagwedd gytbwys tuag at gyflawni ein huchelgeisiau dwyieithog.
Y nod fyddai defnyddio'r cynlluniau iaith i weithio allan anghenion pob maes gwasanaeth mewn ffordd ddeallus a recriwtio yn unol â hynny, gan gyfateb lefel y cymhwysedd dwyieithog i'r gwasanaeth sydd ei angen. Byddai'r gofyniad ieithyddol sylfaenol yn cael ei sefydlu gyda swyddi newydd i ddechrau, ac yna'n cael ei ddatblygu gyda staff presennol. Byddai cefnogaeth lawn a dulliau amrywiol ar gyfer hyfforddiant ar gael er mwyn helpu staff i gyrraedd y lefel ofynnol. Roedd tystiolaeth o brofiad sefydliadau eraill wedi'i hystyried wrth lunio'r cynlluniau. Cydnabuwyd ei bod yn dal i fod yn anodd dod o hyd i dechnoleg sy'n wirioneddol ddwyieithog.
Gofynnodd y Bwrdd Rheoli am geisio sicrwydd allanol ar yr Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb.
Croesawodd y Bwrdd Rheoli Rebecca Hardwicke a Carys Rees, Cymorth Busnes i'r Aelodau, i'r cyfarfod i drafod canlyniadau'r adolygiad a'r argymhellion ar gyfer arolwg boddhad nesaf yr Aelodau.
Nid awgrymwyd unrhyw newidiadau sylweddol i'r arolwg blaenorol, ond roedd angen sicrhau y gellid olrhain y canlyniadau dros y blynyddoedd. Fodd bynnag, cafodd yr arolwg ei addasu i gyd-fynd â'r strategaeth bresennol a'i hamseru fel y gellid cynnwys y canlyniadau yn yr Adroddiad Blynyddol a'r Adroddiad ar Ddangosyddion Perfformiad Allweddol Corfforaethol, a gyhoeddwyd ym mis Mehefin/Gorffennaf.
Argymhellodd y Bwrdd Rheoli y dylai'r arolwg gwmpasu'r canlynol: ymgysylltu a phobl ifanc; meysydd ehangach lle cynigir gwasanaethau dwyieithog er mwyn sicrhau bod yr ymagwedd a gymerir gan y tîm yn glir; papurau a gaiff eu paratoi ar gyfer yr Aelodau y tu hwnt i bapurau pwyllgor a'u prydlondeb; a thynnu sylw yn benodol i ba raddau y mae'r Aelodau a'u staff yn cael eu cefnogi i weithio yn y naill iaith.
Mewn perthynas â staff etholaethol, hysbyswyd y Bwrdd fod ymweliadau swyddfa wedi cael eu cynllunio er mwyn eu helpu i deimlo'n fwy o ran o'r broses. Byddai arolwg yn cael ei baratoi yn benodol ar gyfer eu hanghenion, ond yn ddigon tebyg i alluogi cymariaethau wrth lunio adroddiad.
Diolchodd y Bwrdd i Rebecca a Carys am yr holl waith a wnaed yn adolygu ac yn paratoi'r arolwg ac fe'u hysbyswyd mai Gwasanaethau'r Comisiwn fyddai â'r cyfrifoldeb arweiniol am yr arolygon bellach.